time-management

GESTIONE DEL TEMPO E PRODUTTIVITA’

“Grazie per il cambio di passo, per il cono ottico nuovo e curioso che mi hai aperto.” Pietro di professione regista, mi scrive questo al termine del percorso diviso in tre workshops tenuto al coworking La fabbrica dei Mestieri nella mia città, Brescia.

Negli anni, ho lavorato molto su quelli che, l’esperienza mi ha poi confermato, essere gli aspetti chiave che influenzano la mia produttività. Ne ho individuati essenzialmente tre e su questi ho costruito il corso “Sono padrone del mio tempo”. Sicuramente il time management, come la gestione dell’agenda, degli impegni, delle attività individuali o di team, dal breve periodo (giorno, settimana) al medio lungo, sino alla programmazione di massima di 6 mesi di attività. Chiaramente questo è da fare in caso di progetti importanti, io lo sto facendo per il mio progetto ambizioso con la mia società.

Il secondo aspetto per me importante è stato ed è la gestione dello spazio. Da freelance, girovago tra le aziende con cui collaboro, mi muovo tra campi di calcio, basket e piste di atletica per lavorare con gli sportivi e frequento un coworking per lavorare con altri freelance come me. Questo significa che a parte lo studiolo da cui lavoro, mi devo portare appresso un bel popò di materiale, cartaceo e digitale. E allora come mi organizzo? Ho studiato e imparato sulla mia pelle alcuni strumenti di estrema facilità ma eccezionale concretezza.

Ed infine, come si dice in inglese last but not least, ho imparato a mie spese che gestire gli spostamenti, sopratutto se legati ad appuntamenti o riunioni è un punto altrettanto focale nella gestione del proprio tempo.

Tanta roba, non posso certo parlartene in un solo articolo.

Ho pensato quindi che ti possano tornare utili alcuni suggerimenti, oggi te ne lascio tre:

1.Innanzitutto, se ritieni di aver bisogno di alcune dritte sulla gestione del tempo, può essere che sia perchè ti senti un poco disorganizzato/a, giusto?

Quindi è opportuno che ti fermi un attimo a riflettere sulle ragioni che causano la tua (dis)organizzazione. Prova a scaricare questo semplice esercizio e fai un auto analisi dei motivi. E’ sicuramente il punto di partenza.

2. Ricorda che la prima cosa importante è pianificare la tua agenda in base ai tuoi obiettivi, se ti manca un obiettivo chiaro da raggiungere, probabilmente continuerai a barcamenarti in attività varie, anche slegate tra di loro, con la sensazione di perdere tempo. Investire il tempo invece che sprecarlo è la chiave ma lo puoi fare solo se hai ben chiaro il motivo per cui lo fai, cosa vuoi raggiungere. Chiediti “perchè voglio gestire meglio il mio tempo?”

Spesso la risposta è  “avere più tempo libero per me, per le mie passioni, per la mia famiglia”. Ci sta, ma come investiresti quel tempo libero? Cosa faresti? A cosa ti dedicheresti nello specifico?

Ecco dove si inserisce, anche in un percorso di time management, un poco di coaching, per esplorare la consapevolezza ed aumentarla.

3. Testa sempre la tua agenda in base ai risultati che raggiungi mantenendo il focus sull’obiettivo finale. Fatichi a raggiungerlo, incontri ostacoli dovuti a situazioni esterne contingenti che non ti permettono di seguire la tua pianificazione? Non ti lasciare de-motivare. Per restare concentrato sul tuo obiettivo riconosciti i risultati che sinora hai raggiunto, guarda la strada che hai già percorso invece che concentrarti sui km che ti mancano all’arrivo. Riconoscersi i miglioramenti è il primo passo per restare focalizzati e continuare.

Siamo tutti quotidianamente bombardati da informazioni, sotto forma di email, chiamate, notifiche push, whatsappate (ormai il mezzo di comunicazione più diffuso) e questo ci distoglie dal nostro focus. Spesso capita di non riuscire a mantenerlo proprio perchè non si è definito un planning preciso, non lo si monitora, non lo  si rispetta e di conseguenza ci si demotiva. Ed il cerchio si chiude, con dentro il gatto che si morde la coda.

Allora cosa puoi fare da subito?

Riprendi in mano la tua agenda, che sia cartacea o digitale (sul pc o sul cloud) e prova a concentrarti sulla settimana entrante. Rispondi ad alcune semplici domande:

– Come è organizzata la tua agenda settimanale?

– Quando, normalmente, pianifichi le attività della settimana o del giorno ?

– Come identifichi le questioni urgenti e importanti, da quelle urgenti ma non importanti, piuttosto che dalle altre due aree della matrice di Eisenhower (clicca qua)?

– Come tempifichi le tue attività? In base a cosa?

Se punti alla perfezione difficilmente la raggiungerai, se punti al miglioramento sono certa che già con i suggerimenti di oggi farai dei notevoli balzi in avanti!

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